خدمات المسح الضوئي والفهرسة للوثائق

إن التحول من العمليات القائمة بصورةٍ كبيرة على الورق إلى بيئةٍ رقمية لم يعُد في عالمنا اليوم يعدُّ ابتكاراً، بل خطوةً بالغة الأهمية وأساسية لكل مؤسسةٍ حريصة على استمراريتها واستدامة أعمالها. ولقد صمّمنا حلولنا الخاصة بالمسح الضوئي للوثائق وقراءة البيانات استناداً إلى خبرتنا البالغة 20 عاماً من العمل في مجال إدارة المعلومات بهدف مساعدة كل مؤسسة على التصدي لهذا التحدي الهام.

وتغطي حلول إنفوفورت للمسح الضوئي للوثائق وحصر وقراءة البيانات جميع جوانب العمليات الورقية لكافة القطاعات بهدف ضمان الإدارة الفعالة للوثائق، واسترجاع الوثائق الرقمية في الوقت اللازم، والدمج مع أي قاعدة بيانات. كما نقوم كذلك بربط بياناتك الرقمية بكل عمليةٍ وسير عمل في الوقت الذي نحفظ فيه تلك البيانات بشكلٍ آمن في مستودعٍ مركزيٍ واحد مع امكانية الوصول الى المعلومات عن طريق الانترنت والهواتف الذكية عبر منصة المحتوى الرقمي.

ارفع مستوى إنتاجيتك مع تحسين إمكانية الوصول إلى سجلاتك عن طريق التحول إلى بيئةٍ لا ورقية آمنة.

الأسباب التي تجعل من الضروري رقمنة البيانات:

• الأساليب والأنشطة التي تفتقر إلى الدقة في تنظيم الملفات
• فقدان السجلات أو التوزيع العشوائي غير المنظم للمعلومات
• انخفاض الكفاءة من حيث الزمن اللازم لاسترجاع المعلومات الورقية
• الاطلاع غير المصرح به على المعلومات الحساسة

حلول إنفوفورت

تتضمن حلول إنفوفورت للمسح الضوئي للوثائق وحصر البيانات وقراءتها عمليات تحضير الوثائق والمسح الضوئي والقراءة الذكية للبيانات، ومن ثمّ إدخال صورٍ للبيانات التي تمت قراءتها إلى نظام إدارة الوثائق. ويمكن تنفيذ هذه المشاريع إما في مقر العميل أو خارجه. إن خبرة إنفوفورت الطويلة والواسعة النطاق، من الناحيتين الفنية وتلك الخاصة بإدارة المشاريع في مجال إدارة الوثائق الإلكترونية، تؤهلها لبلوغ مكانةٍ ريادية في قطاع المسح الضوئي للوثائق وإدارتها، وللحفاظ على تلك المكانة.

طريقة العمل

• تُجرى عمليات رقمنة الوثائق بمختلف أحجامها وأشكالها إما في منشآت إنفوفورت أو في المنشآت الخاصة بالعميل:
  • الوثائق ذات الحساسية الكبيرة أو فائقة الدقة مثل الرسومات الهندسية والخرائط والصحف وسجلات القصاصات والصور الفوتوغرافية
  • المسح الضوئي للكميات الكبيرة مثل التقارير المالية
  • المسح الضوئي للكتب بما يشمل دفاتر المختبرات والسجلات الحيوية التاريخية
  • أنظمة المايكروجرافيكس مثل المسح الضوئي للمايكروفيلم والمايكروفيش و المسح الضوئي للبطاقات ذات الفتحات
• حصر وقراءة البيانات تلقائياً من الملفات الرقمية أياً كان حجمها.
• إجراء عمليات مراقبة الجودة على الصور والبيانات التي تم حصرها وقراءتها.
• سهولة الاطلاع على الملفات الرقمية (بصيغة PDF أو PDF/A أو TIFF أو JPEG) من خلال نظام إدارة الوثائق الإلكترونية - enVision.

المنافع

• الفاعلية - الحصر والقراءة التلقائية للبيانات وكذلك استرجاع السجلات الرقمية بطريقةٍ سريعة وفعالة ودقيقة.
• إمكانية الاطلاع - صلاحيات محددة للاطلاع وإمكانية الوصول الآمن والمصرح به إلى ملفاتك الرقمية في أي وقتٍ ومن أي جهاز.
• السرية - تشفير جميع المعلومات الإلكترونية. كما تتيح الوحدةُ البرمجية الخاصة بأمن المعلومات تخصيصَ مستويات الوصول والاطلاع.
• التكلفة المنخفضة - خفض النفقات المترتبة على حجز المساحات المكتبية التي تستخدم لتخزين الملفات الورقية.
• الامتثال - تتبع إنفوفورت المعايير الدولية كما أنها معتمدة من قبل مركز PDF/A بمعيار ISO Competence Center.