تجد الشركات صعوباتٍ كبيرة أثناء سعيها للحفاظ على النظام والكفاءة العالية في ظل العدد المتنامي من الوثائق التي يتعين الاحتفاظ بها. إذ أن هذا التوسع الكبير في حجم السجلات يترافق مع ضرورة توفر آلية تمكّن من العثور على المعلومات الصحيحة المطلوبة في الوقت المناسب وبالتكلفة المناسبة. وتُظهر الإحصاءات أن قدراً كبيراً من الوقت والمال يُهدر كل يوم نتيجة لاتباع ممارسات سيئة في التوثيق. ووفقاً لشركة بريزم إنترناشونال PRISM فإن:
استهلاك الأوراق يشكل أكبر النفقات العامة لدى أي مؤسسة حجم ملفات العمل قيد الاستعمال يزداد عادةً بمعدل 25% سنوياً المديرون يستغرقون ما متوسطه 4 أسابيع في السنة في البحث عن، أو في انتظار، معلوماتٍ "مفقودة" أو يتعذر تتبعها أو كان قد تم حفظها أو أرشفتها أو عنونتها بشكلٍ خاطئ الزمن الذي يقضيه موظفو المكاتب في البحث عن أوراق محفوظة في غير محلها المناسب يمكن أن يصل إلى ساعتين يومياً ما نسبته 90% من السجلات لا يتم الرجوع مرةً أخرى إليها بعد حفظها تكلفة إعادة إنشاء مستند من صفحة واحدة تبلغ 180 دولاراً في المتوسط
وفي الوقت الذي يستمر فيه اعتمادنا على الورق، نواصل استخدام التطبيقات الإلكترونية التي لا تستطيع غالباً التواصل مع بعضها البعض أو مع ملفاتنا الورقية، الأمر الذي يرفع عدد النسخ المكررة من الملفات ويقلل من إمكانية العثور على المعلومات المطلوبة.
تتضمن بعض التحديات المرتبطة بممارسات التوثيق السيئة ما يلي:
انتشار الوثائق الورقية والإلكترونية وعدم القدرة على إيجاد السجلات الهامة في الوقت اللازم إمكانية تتبع الوثيقة - هل هذه النسخة من الوثيقة هي النهائية أو الرسمية أم أنها مجرد مسوّدة؟ عدم وجود ضوابط أمنية - هل يتم تخزين الوثائق السرية وضبطها بالشكل الملائم؟ سوء استخدام المساحات المكتبية المفيدة لتخزين السجلات التكاليف المرتبطة بنسخ السجلات وتخزينها واسترجاعها
نظام إدارة الأعمال بلا ورق من إنفوفورت قادرٌ على التعامل مع جميع أنواع المراسلات بما فيها الواردة والصادرة والداخلية، وعلى إدارة الدورة الخاصة بالمراسلات بأكملها بدءاً من إنشاء الوثائق الإلكترونية ورقمنة السجلات الورقية وحفظها في مكانٍ واحد يسهل الوصول إليه، وكذلك إدارة كل من الوثائق الإلكترونية والسجلات المطبوعة، وانتهاءً بتمكين التعاون المهني من خلال نظامٍ لتبادل الوثائق الإلكترونية والسجلات المطبوعة ضمن الشركة ومع جميع شركائها الخارجيين، يتميّز بكونه قابلٌ للتدقيق بالكامل.
يشمل حل إدارة الأعمال بلا ورق من إنفوفورت التالي:
التعامل مع السجلات الورقية (المطبوعة):
جمع وتسليم الوثائق من وإلى مختلف الإدارات. استلام الوثائق الورقية الواردة ورقمنتها بما يشمل المسح الضوئي والفهرسة وإعادة حفظها، وكذلك تحميل الصور الممسوحة ضوئياً إلى نظام إنفوفورت لإدارة المحتوى المؤسسي ECM. إدارة المعلومات المحفوظة للمدى القصير للوثائق الورقية الواردة أو تلك التي يتم إنشاؤها داخل المؤسسة، ووضع إجراءاتٍ خاصة لضبط كمية الوثائق الورقية التي يحتفظ بها الموظفون في مكاتبهم. تسليم النسخ الأصلية المطبوعة للموظفين عند الحاجة وكذلك جمع النسخ المطبوعة عن الوثائق بغرض إجراء المزيد من الرقمنة والأرشفة.
تطبيق نظام للمراسلات الإلكترونية يغطي:
إنشاء الوثائق الإلكترونية والمراسلات الرقمية دمج عمليات سياسة الأعمال بلا ورق مع أي مجموعة تطبيقات أعمال أخرى توجيه الوثائق الممسوحة ضوئياً إلى الإدارات ذات الصلة عبر نظام إنفوفورت للمراسلات الإلكترونية (مع مسارات للتدقيق) تتبع المواقع الفعلية للنسخ الأصلية إرسال طلبات لجمع الوثائق السرية أو استرجاع الوثائق الأصلية من الأرشيفات الفعلية ضبط إرسال إشعارات آلية للموظفين لإعادة المستندات إلى الأرشيف (في حال نسيان القيام بذلك) تحديد صلاحيات وحقوق الوصول إلى السجلات الرقمية بغرض عرضها أو تصحيحها ضبط إشعاراتٍ آلية خاصة بفترة الاحتفاظ بالوثائق
إن نظام إدارة الأعمال بلا ورق من إنفوفورت مصمم لتحسين عمليات أعمالك ولخفض التكاليف والمخاطر وعدم الكفاءة. سيستطيع موظفوك أداء مهامهم الأساسية بصورةٍ أعلى كفاءة من خلال تجنب صرف الانتباه الناجم عن الانشغال بمهام تستهلك الكثير من الوقت، مثل البحث عن السجلات وتخزينها أو نسخها. فحفظ الملفات في موقعٍ مركزي بحيث يسهل الوصول إليها يؤدي إلى زيادة الكفاءة وخفض تكاليف التشغيل.
