تعد الاستجابة في الوقت المناسب للمراسلات الصادرة والواردة أمراً بالغ الأهمية بالنسبة لأي مؤسسة، حيث ان حجم و مصادر المراسلات المختلفه و المتعددة قد تشكل في كثير من الاحيان تحديات جمة تتعلق بقدرة المؤسسة على السيطرة و الاستجابة لحجم و مصادر المراسلات في غياب انظمة مرنه للتعامل و التعاطي مع مختلف انواع المراسلات .
وتتحقق الإدارة الناجحة للمراسلات عندمايتم حفظ و ادارة المراسلات الورقية والالكترونية من خلال منظومة مركزية يمكن من خلالها ادارة و تتبع دورة المراسلات كاملة بدءاً من إنشائها، ومروراً بعمليات التجميع والمعالجة والأرشفة والاسترجاع والتتبع وإنشاء التقارير، وحتى الى اتلافها ومسحها من النظام.
تحوّل بأعمالك وأنشطتك بعيداً عن الأساليب التقليدية القديمة في ادارة و حفظ المراسلات بشكل يدوي و وورقي إلى تبنّي حلول قائمة على الاستفادة من ثورة التحول الرقمي من خلال تبني قنوات الكترونية قليلة التكلفة من شأنها تحسين تجربة العملاء وتيسير التواصل داخلياً وخارجياً في الوقت المناسب، وبدرجةٍ عالية الدقة، وأسلوبٍ آمن.
تضمن حلول إنفوفورت لإدارة المراسلات CMS الإدارة السلسة و المرنة للمراسلات الصادرة والواردة مما يساعد المؤسسات على التركيز على تقديم تجربةٍ متميزة للعملاء، مع ضمان كفاءة العمليات وامتثالها للأنظمة واللوائح.
ونتيجةً لذلك، يتم ارشفة و تجميع وتخزين المراسلات بغض النظر عن طبيعتها "ورقي او الكتروني"، و يتم تسجيلها وتخزينها بصورةٍ سريعة في منظومة مركزية آمنه مع مراعات وجود مستوياتٍ مختلفة من صلاحيات الوصول الممنوحة للجهات المختلفة، اضافة الى امكانية تتبع التقدم الذي يتم إحرازه في معالجة المراسلات واسترداد الملفات التي تحتاج إليها في أي وقتٍ ومن أي جهاز.
يحقق نظام إنفوفورت الخاص بالمراسلات الادارية المزايا التالية:
التسجيل المرن للمراسلات الواردة والصادرة من مختلف المصادر "الايميل, الفاكس, الماسح الضوئي...الخ" ضمان إنشاء المراسلات الصادرة و الواردة وتجميعها وارشفتها و توزيعها بأسلوبٍ آمن وبصورةٍ أسرع تتبع حالة معالجة المراسلات بشكل لحظي إشعار المستخدمين بأي تعديل او تحديث على حالة مراسلة مما يتيح لهم الرد في الوقت المناسب حفظ مركزي و امن للمراسلات الصادرة و الواردة و بشكل الكتروني. المرونة في تعديل صلاحيات الوصول إلى المراسلات وفقاً للمجموعات والإدارات و وفقا للتغير في متطلبات العمل او المناصب "المساعدة على تيسير وتفعيل التواصل الداخلي والخارجي في الوقت المناسب "
عمليات مبسطة لتسجيل المراسلات وإدارتها التوافق الكامل مع أعلى معايير أمن المعلومات إمكانية الدمج مع أي نظام وبوابة للرسائل القصيرة SMS ميزة البحث الذكي عن الوثائق واسترجاعها باستخدام معايير محددة مسبقاً عمليات تتبع للمراسلات سواء في الوقت الحقيقي أو بالتتبع التاريخي توفر تطبيق على الهاتف المتحرك يدعم نظامي الأندرويد وIOS بما يتيح إنشاء المراسلات وتسجيلها وعرضها وإجراء عمليات البحث عن المراسلات واعتمادها وتوقيعها أثناء التنقل دعم التوقيع الإلكتروني والتوقيع الرقمي إشعارات وتنبيهات على أساس قواعد محددة مسبقاً للأعمال دعم للغاتٍ متعددة بما في ذلك اللغة الإنجليزية والعربية والتركية والفرنسية والروسية مع إمكانية إضافة المزيد كلما دعت الحاجة تعزيز الكفاءة والإنتاجية توفر التقارير الإحصائية ولوحات التحكم التفاعلية
