Rangement de bureau/salle de courrier numérique
Les bureaux d'aujourd'hui luttent pour rester ordonnés et efficaces face à une documentation toujours en croissance. Avec la propagation de traces écrites vient le besoin de trouver la bonne information au bon moment et au bon prix. Les statistiques démontrent qu’énormément d’argent et de temps sont perdus chaque jour en raison de mauvaises pratiques de documentation. Selon PRISM International :
- Le traitement de paperasse représente le plus gros frais général de toute organisation
- Les fichiers actifs augmentent généralement de 25% par an
- Les responsable passent en moyenne 4 semaines par an à chercher ou à attendre des informations erronées, mal étiquetées, non tracées ou “ perdues ”
- Les employés de bureau peuvent passer jusqu'à 2 heures par jour à chercher des documents mal placés
- 90% des documents, une fois archivés, ne sont plus jamais consultés
- Le coût moyen pour recréer un document d'une page est de $180
Et tandis que notre dépendance sur le papier persiste, nous continuons à utiliser des applications électroniques qui souvent ne communiquent ni entre elles ni avec nos fichiers papier, ce qui augmente la duplication et diminue la trouvabilité.
Défis
Certains des défis associés aux mauvaises pratiques de documentation comprennent :
- La multiplication des documents à la fois électroniques et papier, et l’incapacité de trouver les documents importants à temps
- La traçabilité des documents – s'agit–il de la version finale voir officielle du document ou seulement d'un des premiers jets?
- Le manque de sécurité – les documents confidentiels sont-ils correctement stockés et contrôlés?
- La mauvaise exploitation de l'espace de bureau cher pour stocker des documents
- Les coûts associés aux activités de copie, de stockage et de récupération des documents
Les avantages de notre solution
La Solution InfoFort de Rangement de Bureau fonctionne avec tous types de correspondance, y compris entrante, sortante et interne, et gère le cycle entier en commençant par la création des documents électroniques et la numérisation des documents papier en un seul lieu accessible, à la gestion des documents électroniques et papier, et enfin à la collaboration basée sur un système d'échange entièrement vérifiable de ces documents électroniques et papier au sein de votre entreprise et auprès de tous les partenaires tiers.
La Solution InfoFort de Rangement de Bureau comprend :
La gestion des documents papier :
- La collecte et la livraison des documents venants de et allants vers les départements
- La réception et la numérisation, y compris le scanning, l'indexation et le reclassement des documents papier entrants et le téléchargement des images scannées vers la solution InfoFort de Gestion de Contenu d’Entreprise
- La gestion du référentiel pour l'archivage à court terme des documents papier entrants et ceux générés en interne. La mise en place de procédures spéciales pour contrôler la quantité de documents papier gardés par les employés au niveau de leurs postes de travail.
- La fourniture des copies papier originales aux employés quand nécessaire et le rassemblement des copies papier pour la numérisation et l'archivage.
La mise en œuvre du système de correspondance électronique comprenant :
- La création de documents électroniques et de correspondance numérique
- L’intégration des processus de Rangement de Bureau avec d'autres gammes d'applications professionnels
- L'acheminement des documents scannés aux départements concernés via le système de correspondance électronique InfoFort (avec pistes d'audit)
- Le suivi des emplacements physiques des documents papier originaux
- L'envoi de demandes de collecte de documents confidentiels ou de récupération de documents originaux des archives physiques
- La mise en place de notifications automatiques au profit des employés pour retourner les documents à l'archive (en cas d'oubli)
- La définition des droits d'accès et des autorisations requis pour voir et modifier les documents numériques
- La mise en place de notifications automatiques pour la période de conservation des documents
La solution InfoFort de Rangement de Bureau est conçue pour améliorer vos procédures d'entreprise et réduire les coûts, les risques et les inefficacités. Vos employés se verront libérer pour effectuer de manière plus efficace leurs fonctions essentielles, sans avoir à se soucier de tâches fastidieuses comme la recherche, le stockage ou la copie de dossiers. Des fichiers accessibles et centralisés permettent une plus grande efficacité ainsi qu'une réduction des coûts d'exploitation.
