Gestion de Correspondance
La réponse rapide à la correspondance entrante et sortante représente un élément crucial pour toute entreprise, mais sa nature chaotique et ses multiples formats font souvent de la gestion de la correspondance un défi considérable.
Une bonne gestion de la correspondance est réalisée lorsque les correspondances physiques et numériques sont toutes les deux centralisées et gérées tout au long de leur cycle de vie, y compris la création, l'assemblage, le traitement, l'archivage, la récupération, le suivi, la création de rapports et enfin l’élimination.
Guidez votre entreprise à délaisser peu à peu la communication papier inefficace vers une favorisation de moyens numériques plus économiques qui améliorent votre expérience client et facilitent la communication interne et externe de manière rapide, précise et sécurisée.
La solution
La solution InfoFort de Gestion de Correspondance assure une gestion harmonieuse et économique des correspondances entrantes et sortantes, pour aider les entreprises à offrir une expérience client exceptionnelle, en garantissant l'efficacité et la conformité des processus.
Le résultat? Les correspondances papier et électroniques sont rapidement assemblées, enregistrées et stockées dans un seul référentiel sécurisé avec différents niveaux d'accès, vous permettant de suivre la progression du traitement de la correspondance et de récupérer les fichiers dont vous avez besoin à tout moment.
La solution InfoFort de Correspondance fait en sorte de :
- Automatiser l'enregistrement de la correspondance entrante et sortante
- Assurer une création, un assemblage et une livraison plus rapides de correspondance sécurisée
- Faire le suivi des états de traitement de la correspondance
- Informer les utilisateurs de toute interaction pour leur permettre de répondre à temps
- Centraliser les archives des correspondances numériques et papier
- Définir des autorisations d'accès sur mesure par groupes et départements
- Aider à faciliter la communication interne et externe en temps opportun
Avantages :
- Des processus d'enregistrement et de gestion de la correspondance simplifiés
- Une conformité parfaite aux plus hautes normes de sécurité de l'information
- L’intégration avec n'importe quel système et passerelle SMS
- La recherche et la récupération intelligentes de documents à base de critères prédéfinis
- Un suivi en temps réel et un suivi historique des processus de correspondance
- La disponibilité d'une application mobile supportant à la fois Android et IOS vous permettant de créer, enregistrer, visualiser, rechercher, approuver et signer vos correspondances
- Option d'affixer une signature électronique ou numérique
- Notifications et alertes sur la base de règles d'entreprise prédéfinies
- Adaptation multilingue comprenant l'anglais, l'arabe, le turc, le français et le russe avec la possibilité d'en ajouter d'autres en cas de besoin
- Efficacité et productivité améliorées
- Disponibilité de rapports statistiques et de tableaux de bord interactifs
